تکنیک‌های جذب و نگهداشت داوطلبان

تکنیک‌های جذب و نگهداشت داوطلبان

 

اهداف خود را شفاف بیان کنید

گزارش کار خود را از طریق سایت یا سایر روش‌های ارتباطی در اختیار عموم قرار دهید. سعی کنید همکاری یک یا چند مرکز یا فرد تاثیرگذار و شناخته شده را جلب کنید تا آنها معرّف شما به عموم باشند.

 

فرایند همکاری را ساده کنید

مردم نمی‌خواهند برای کمک به شما به زحمت بیفتند! روند ثبت نام داوطلبان را به شکلی ساده و سریع طراحی کنید.  زمینه‌ی فعالیت داوطلبان را از آغاز کارشان در یک گفتگوی خیلی کوتاه با آنها مشخص کنید.  برای داوطلبان کتابچه‌ی راهنما درست کنید و خصوصیات مؤسسه، اهداف و جزئیات کار و شرح وظایف را در آن ذکر نمایید. به هر داوطلب، یک فرد راهنما از میان داوطلبان قدیمی‌تر یا اعضای ثابت تیم‌تان معرفی کنید تا آنها را در شروع فعالیت همراهی کنند.

 

به داوطلبان، عنوان و جایگاه رسمی بدهید

رسمیت بخشیدن به کار افراد، این احساس را به آنها می دهد که بخشی از یک فعالیت مهم هستند و جدی گرفته می شوند. برای هر نوع کار داوطلبانه‌ای یک عنوان داشته باشید و به افراد، به محض ورودشان، عنوان‌های رسمی بدهید.

 

برای داوطلبان کارت عضویت صادر کنید

پیش از شروع فعالیت داوطلبان، با آنها یک مصاحبه‌ی کوتاه داشته باشید و وظایف‌شان را مشخص کنید. با داوطلبان توافق‌نامه کاری امضا کنید؛ هم برای رسمیت دادن به کار آن‌ها و هم برای جلوگیری از ایجاد مشکلات حقوقی برای مؤسسه. با انتشار نام و لوگوی شرکت‌هایی که اعضای‌شان را برای کار داوطلبانه به شما معرفی می‌کنند، به آنها رسمیت بخشیده و آنها را به عنوان حامیان معنوی، در سایت مؤسسه‌ی خود معرفی کنید.

 

فواید همکاری را نشان دهید

هدف داوطلبان، تنها کمک به تحقق اهداف مؤسسه شما نیست. آنها هم خواسته‌ها و اهدافی دارند. در مصاحبه‌ی کوتاه با داوطلبان بپرسید که چه انتظاری از همکاری با شما دارند و بین کار خود و رؤیای شخصی آنها ارتباط برقرار کنید.

 

کار مورد علاقه‌ی‌ داوطلبان را، تا حدّ امکان به آنها واگذار کنید

مهارت‌آموزی به داوطلبان را در دستور کار خود قرار دهید. یادگیری و کسب مهارت، یک امتیاز قابل توجه است. به شرکت‌ها و مراکز رسمی‌تر نشان دهید که همکاری با شما، به کسب وجاهتِ اجتماعی و گسرتش شهرت‌شان در جامعه کمک می‌کند.

 

داوطلبان خود را ترفیع دهید:

برای داوطلبان، سلسله مراتب همکاری در نظر بگیرید و در صورت عملکرد خوب، به آنها مسئولیت بیشتر و ترفیع درجه بدهید. میزان مسئولیت و عنوان فرد در کارت عضویت را به عنوان یک نشانه‌ی ترفیع(مثلاً از عضو به سرپرست) تغییر دهید. رنگ کارت‌های عضویت را که نشانگر سطوح و دوره‌های زمانی همکاری است، عوض کنید. در مورد سازمان‌ها، در سایت خود عناوین آنها را از همکار به حامی و… تغییر دهید یا با تمرکز بیشتری به معرفی آنها بپردازید.

 

آثار فعالیت داوطلبان را مستند و منتشر کنید

داوطلبان می‌خواهند تاثیر کارشان را ببینید و مطمئن شوند که در حال اتلاف وقت نیستند! نمودار تاثیر فعالیت آنها را به صورت فردی و جمعی، به صورت ماهیانه رسم و منتشر کنید. به طور مستمر داستان‌هایی از تاثیر فعالیت داوطلبان و اعضای مؤسسه را تهیه و منتشر نمایید. در صورت امکان، عده‌ای از دریافت‌کنندگان خدمات مؤسسه‌تان و کسانی که از فعالیت شما منتفع شده‌اند را به میهمانی‌ها و گردهمایی‌ها دعوت کنید تا اثر فعالیت داوطلبان را با آنها به اشتراک بگذارند.

 

به دانسته‌ها، مهارت‌ها و گستره‌ی روابط داوطلبان بیفزایید

برقراری ارتباط با افراد مؤثر و همین طور یادگیری، یک انگیزه و عامل مهم برای ادامه فعالیت داوطلبان است. هیچ آموزشی را کوچک و بی‌ارزش نشمارید. مهارت‌هایی چون نامه‌نگاری و آموزش نکات مهم در مکالمات کوتاه تلفنی یا حضوری می‌تواند برای داوطلبان جوان‌تر جذاب باشد. داوطلبان با تجربه‌تر را برای آموزش به جوان‌ترها و به عنوان مربی به کار بگیرید. تخصص‌های ویژه‌ی حوزه‌ی کاری خود را برجسته کنید و به داوطلبان آموزش دهید. از معرفی افراد معروف و تاثیرگذار در حیطه کاری خود و برقراری ارتباط داوطلبان با آنها کوتاهی نکنید. سعی کنید به آموزش‌ها، قالب و عنوانی بدهید که قابل افزودن به روزمه‌ی کاری داوطلبان باشد.

 

قدردانی خود را نشان دهید

سپاس و قدردانی، کمترین کاری است که می‌توانید نسبت به کسانی که ارزشمندترین سرمایه، یعنی وقت خود را در اختیار شما قرار می‌دهند، انجام دهید. در سایت رسمی خود از داوطلبان، حتی به نام، قدردانی کنید. نتایج کار داوطلبان را با ابراز مراتب قدردانی خود، در معرض دید عموم قرار دهید.  برای افراد و مؤسسات داوطلب، لوح تقدیر و کارت تشکر ارسال کنید.

منبع: ویکی نیکی
ویراستاری: پایگاه توانمندسازی سَمَن‌ها

مطالعه بیشتر